ოფის მენეჯერი / გაყიდვების კოორდინატორი

შპს „იბერია სტარ გრუპი“–ი აცხადებს ვაკანსიას, ოფის მენეჯერი / გაყიდვების კოორდინატორის პოზიციაზე

სამუშაო ადგილი: კომპანიის ოფისი / საცხოვრებელი პროექტის გაყიდვების ობიექტი

ძირითადი მიმართულებები: ადმინისტრირება, ადამიანური რესურსები, უძრავი ქონების გაყიდვების ორგანიზება და კონტროლი.

თანამდებობის ძირითადი მიზანი
ოფის მენეჯერი /გაყიდვების კოორდინატორი პასუხისმგებელია კომპანიის ოფისის ყოველდღიური საქმიანობის ორგანიზებაზე, ადამიანური რესურსების ადმინისტრირებაზე და კომპანიის საცხოვრებელი უძრავი ქონების გაყიდვების პროცესის ორგანიზებაზე, კოორდინაციასა და კონტროლზე.

თანამშრომლის მთავარი ამოცანაა:
პოტენციური კლიენტის მოძიებიდან/მომართვიდან — კომუნიკაციამდე, ბინის დათვალიერებამდე, მოლაპარაკებამდე და გაყიდვის გაფორმებამდე პროცესის ორგანიზებულად მიყვანა.

ამასთანავე, თანამშრომელი ვალდებულია უზრუნველყოს კლიენტების მონაცემების სისტემატური აღრიცხვა და ხელმძღვანელობისთვის გაყიდვების შედეგების რეგულარული ანგარიშგება.

ძირითადი პასუხისმგებლობის სფეროები
თანამდებობა მოიცავს შემდეგ მიმართულებებს:

• ოფისის ადმინისტრირება
• HR / პერსონალის ადმინისტრირება
• საცხოვრებელი ბინების გაყიდვების კოორდინაცია
• კლიენტებთან ურთიერთობა
• გაყიდვების გუნდის კონტროლი და კოორდინაცია
• სარეკლამო და მარკეტინგულ საქმიანობასთან კოორდინაცია
• CRM/კლიენტთა ბაზის მართვა
• გაყიდვების ანგარიშგება და ანალიტიკა
• დოკუმენტაციის წარმოება
• ხელმძღვანელობის დავალებების შესრულება

საცხოვრებელი უძრავი ქონების გაყიდვების ფუნქცია
ეს არის პოზიციის ერთ-ერთი მთავარი ფუნქცია.

ოფის მენეჯერი / გაყიდვების კოორდინატორი:

მუდმივად უნდა იცოდეს:

• რომელი ბინებია თავისუფალი;
• რომელი ბინებია დაჯავშნილი;
• რომელი ბინებია გაყიდული;
• თითოეული ბინის ფართი;
• სართული;
• ფასი;
• გადახდის პირობები;
• არსებული აქციები/შეთავაზებები.
• უზრუნველყოფს გასაყიდი ბინების შესახებ ინფორმაციის მუდმივ განახლებას.
• არ უშვებს კლიენტისთვის მოძველებული ან არაზუსტი ინფორმაციის მიწოდებას.

პოტენციურ კლიენტებთან მუშაობა.
იღებს ყველა შემოსულ ზარს, შეტყობინებას და მოთხოვნას.
აფიქსირებს თითოეულ პოტენციურ კლიენტს შესაბამის ბაზაში/CRM სისტემაში.

თითოეულ კლიენტზე აფიქსირებს:

• სახელსა და საკონტაქტო ნომერს;
• დაინტერესებულ ბინას;
• სასურველ ფართს;
• ბიუჯეტს;
• შესყიდვის სავარაუდო ვადას;
• გადახდის სასურველ ფორმას;
• კლიენტის მოთხოვნებს;
• კომუნიკაციის ისტორიას;
• შემდგომი კონტაქტის თარიღს.
• ახორციელებს კლიენტთან პირველადი კომუნიკაციის ორგანიზებას.
• საჭიროების შემთხვევაში აწვდის კლიენტს დამტკიცებულ ინფორმაციას პროექტის, ბინისა და ფასის შესახებ.
• უზრუნველყოფს ყველა პოტენციურ კლიენტზე დროულ უკუკავშირს.
• არ ტოვებს კლიენტის მოთხოვნას რეაგირების გარეშე.

კლიენტის გაყიდვამდე მიყვანის პროცესი.
კლიენტის თითოეული მოთხოვნა უნდა გადიოდეს შემდეგ ეტაპებს:
მომართვა → კლიენტის რეგისტრაცია → საჭიროებების დადგენა → შესაბამისი ბინის შეთავაზება → დათვალიერება → მოლაპარაკება → შეთავაზება → დაჯავშნა → ხელშეკრულება → გაყიდვა.

ოფის მენეჯერი ვალდებულია აკონტროლოს, რომელ ეტაპზე იმყოფება თითოეული აქტიური კლიენტი.

განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს იმ კლიენტებს, რომლებმაც:

• უკვე დაათვალიერეს ბინა;
• მოითხოვეს დამატებითი ინფორმაცია;
• მიიღეს ფასის შეთავაზება;
• გამოხატეს ყიდვის სურვილი;
• ითხოვეს ფასდაკლება;
• დაიწყეს ხელშეკრულების განხილვა.
• ასეთი კლიენტები უნდა იმყოფებოდნენ აქტიური გაყიდვების კონტროლში.

ბინების დათვალიერების ორგანიზება.
ოფის მენეჯერი:

• ორგანიზებას უწევს კლიენტის მიერ ბინის/პროექტის დათვალიერებას.
• წინასწარ ამზადებს შესაბამის ინფორმაციას.
• საჭიროების შემთხვევაში უზრუნველყოფს პასუხისმგებელი გაყიდვების თანამშრომლის ან ხელმძღვანელის მონაწილეობას.
• დათვალიერების შემდეგ აფიქსირებს კლიენტის შეფასებას და ინტერესის ხარისხს.
• განსაზღვრავს შემდგომი კომუნიკაციის თარიღს.
• არ უშვებს ისეთ შემთხვევას, როდესაც ბინის დამთვალიერებელ კლიენტთან შემდგომი კონტაქტი არ ხორციელდება.

გაყიდვების გუნდის კოორდინაცია.
თუ კომპანიაში მუშაობენ გაყიდვების აგენტები/მენეჯერები, ოფის მენეჯერი:

• ანაწილებს შემოსულ კლიენტებს შესაბამის თანამშრომლებზე.
• აკონტროლებს თითოეულ კლიენტზე მუშაობის მიმდინარეობას.
• აკონტროლებს გაყიდვების თანამშრომლების აქტივობას.
• აწარმოებს თითოეული თანამშრომლის შედეგების აღრიცხვას.
• ხელმძღვანელობას აცნობებს დაბალი აქტივობის ან პრობლემური შემთხვევების შესახებ.
• აკონტროლებს, რომ კლიენტი არ დაიკარგოს გაყიდვების პროცესში.
• უზრუნველყოფს გაყიდვების თანამშრომლებს საჭირო ინფორმაციით.
• ორგანიზებას უწევს გაყიდვების გუნდის სამუშაო შეხვედრებს.
• ამზადებს გაყიდვების შედეგების შედარებით ინფორმაციას.

ფასები და კომერციული პირობები.
ოფის მენეჯერი ვალდებულია:

• გაყიდვების თანამშრომლებს მიაწოდოს მხოლოდ ხელმძღვანელობის მიერ დამტკიცებული ფასები და პირობები.
• არ შეცვალოს დამოუკიდებლად ბინის ფასი.
• არ დაპირდეს კლიენტს ფასდაკლება, განვადება ან სხვა განსაკუთრებული პირობა შესაბამისი უფლებამოსილების გარეშე.
• კლიენტის მიერ ფასდაკლების მოთხოვნის შემთხვევაში საკითხი გადასცეს კომპანიის ხელმძღვანელს.
• ყველა შეთანხმებული კომერციული პირობა დააფიქსიროს შესაბამის დოკუმენტში/სისტემაში.

გაყიდვების კონტროლი და KPI
ოფის მენეჯერი ყოველთვიურად აკონტროლებს მინიმუმ შემდეგ მაჩვენებლებს:

• კლიენტები
• ახალი შემოსული კლიენტების რაოდენობა;
• დამუშავებული კლიენტების რაოდენობა;
• განმეორებითი კონტაქტების რაოდენობა;
• აქტიური კლიენტების რაოდენობა.
• დათვალიერებები
• ობიექტის/ბინის დათვალიერებების რაოდენობა;
• დათვალიერებიდან გაყიდვამდე კონვერსია.
• გაყიდვები
• დაჯავშნილი ბინების რაოდენობა;
• გაყიდული ბინების რაოდენობა;
• გაყიდვების თანხობრივი მოცულობა;

საშუალო გაყიდვის ფასი;
გაყიდვების გეგმის შესრულების პროცენტი.
კლიენტების კონვერსია

მაგალითად:

• 100 ლიდი → 30 დათვალიერება → 10 სერიოზული მოლაპარაკება → 4 გაყიდვა.
• ამ მაჩვენებლების პერიოდული ანალიზი უნდა წარმოადგინოს ხელმძღვანელთან.

გაყიდვების ყოველდღიური კონტროლი
ყოველი სამუშაო დღის ბოლოს უნდა არსებობდეს ინფორმაცია:

• რამდენი ახალი კლიენტი შემოვიდა;
• რამდენი ზარი განხორციელდა;
• რამდენი კლიენტი იქნა დამუშავებული;
• რამდენი შეხვედრა ჩატარდა;
• რამდენი ბინა იქნა ნაჩვენები;
• რამდენი ახალი შეთავაზება გაკეთდა;
• რამდენი კლიენტი გადავიდა მოლაპარაკების ეტაპზე;
• რამდენი ბინა დაჯავშნა;
• რამდენი გაყიდვა განხორციელდა;
• რომელი კლიენტებია შემდგომი კონტაქტისთვის.

ყოველკვირეული ანგარიში დირექტორთან.
კვირაში ერთხელ ოფის მენეჯერი დირექტორს წარუდგენს მოკლე ანგარიშს:
გაყიდვების ანგარიში

საანგარიშო პერიოდი:

• მაჩვენებელი რაოდენობა
• ახალი კლიენტები
• განხორციელებული ზარები
• შეხვედრები
• ბინის დათვალიერებები
• აქტიური კლიენტები
• შეთავაზებები
• დაჯავშნილი ბინები
• გაყიდული ბინები
• გაყიდვების თანხა
• დაკარგული კლიენტები
• ძირითადი პრობლემები:
• მომდევნო კვირის გეგმა.

HR / კადრების ფუნქცია.

• ოფის მენეჯერი ასევე ასრულებს კომპანიის კადრების ადმინისტრირების ფუნქციას.
• თანამშრომელთა შერჩევა
• ვაკანსიის ტექსტის მომზადება.
• ვაკანსიის შესაბამის პლატფორმებზე განთავსების ორგანიზება.
• კანდიდატების რეზიუმეების მიღება და პირველადი გადარჩევა.
• კანდიდატებთან პირველადი კომუნიკაცია.
• გასაუბრებების ორგანიზება.
• ხელმძღვანელისთვის შესაბამისი კანდიდატების წარდგენა.
• ახალი თანამშრომლის მიღების პროცესის ორგანიზება.
• თანამშრომელთა ადმინისტრირება
• თანამშრომელთა მონაცემთა ბაზის წარმოება.
• პირადი დოკუმენტაციის მოწესრიგება.
• სამუშაო გრაფიკების ადმინისტრირება.
• შვებულებებისა და გაცდენების აღრიცხვა.
• ახალი თანამშრომლის ადაპტაციის ორგანიზება.
• თანამშრომლებისთვის კომპანიის შიდა წესების გაცნობის ორგანიზება.
• საჭირო დოკუმენტების შეგროვება და გადაცემა შესაბამის პასუხისმგებელ პირთან.
• ხელმძღვანელობისთვის პერსონალთან დაკავშირებული პრობლემური საკითხების დროული შეტყობინება.

ოფისის ადმინისტრირება

• ოფისის ყოველდღიური საქმიანობის ორგანიზება.
• ოფისის მოწესრიგებისა და სამუშაო გარემოს კონტროლი.
• საკანცელარიო და საოფისე საჭიროებების კონტროლი.
• შემოსული/გასული დოკუმენტაციის აღრიცხვა.
• შეხვედრების ორგანიზება.
• კლიენტების მიღება.
• სატელეფონო კომუნიკაციის ორგანიზება.
• ხელმძღვანელობის დავალებების შესრულების კონტროლი.
• საჭიროების შემთხვევაში სხვადასხვა სამსახურს შორის კომუნიკაციის უზრუნველყოფა.

მარკეტინგისა და რეკლამის კოორდინაცია.
ოფის მენეჯერი გაყიდვების მიზნით კოორდინაციას უწევს მარკეტინგულ საქმიანობას:

• აწვდის მარკეტინგის პასუხისმგებელ პირს ინფორმაციას გაყიდვადი ბინების შესახებ.
• აკონტროლებს, რომ რეკლამაში მითითებული ფასები და ბინების სტატუსი იყოს აქტუალური.
• აანალიზებს, რომელი სარეკლამო არხიდან მოდის კლიენტები.

აფიქსირებს ლიდების წყაროს:

• Facebook/Instagram;
• ვებგვერდი;
• უძრავი ქონების პლატფორმა;
• რეკომენდაცია;
• ზარი;
• ოფისში ვიზიტი;
• სხვა.
• ხელმძღვანელობას აწვდის ინფორმაციას რეკლამის ეფექტიანობის შესახებ.
• მონაწილეობს გაყიდვების აქციებისა და სპეციალური შეთავაზებების ორგანიზებაში.

კლიენტთა ბაზის მართვა
კლიენტთა ბაზა უნდა იყოს კომპანიის ერთ-ერთი მთავარი სამუშაო ინსტრუმენტი.
თითოეულ კლიენტზე უნდა არსებობდეს:

• სახელი/გვარი;
• ტელეფონის ნომერი;
• სხვა საკონტაქტო ინფორმაცია, საჭიროების შემთხვევაში;
• დაინტერესებული ბინა;
• ბიუჯეტი;
• მოთხოვნები;
• კლიენტის სტატუსი;
• ბოლო კომუნიკაციის თარიღი;
• შემდეგი კომუნიკაციის თარიღი;
• მოლაპარაკების მდგომარეობა;
• შედეგი.
• კლიენტთა ბაზა უნდა განახლდეს ყოველდღიურად.

განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი აკრძალვები
ოფის მენეჯერს არ აქვს უფლება:

• კომპანიის სახელით გასცეს დაუსაბუთებელი კომერციული დაპირებები.
• თვითნებურად შეცვალოს ბინის ფასი.
• თვითნებურად მიანიჭოს ფასდაკლება.
• დამალოს ან არ დააფიქსიროს პოტენციური კლიენტი.
• პირადი ინტერესით მიმართოს კლიენტი სხვა გამყიდველთან/კომპანიასთან.
• კომპანიის კლიენტთა ბაზა გამოიყენოს პირადი კომერციული საქმიანობისთვის.
• გაავრცელოს კონფიდენციალური ინფორმაცია.
• დამალოს გაყიდვების რეალური შედეგები ან კლიენტთან დაკავშირებული მნიშვნელოვანი ინფორმაცია.
• კომპანიის სახელით დადოს ხელშეკრულება ან აიღოს ფინანსური ვალდებულება შესაბამისი უფლებამოსილების გარეშე.

პასუხისმგებლობა
თანამშრომელი პასუხისმგებელია:

• მისთვის დაკისრებული ფუნქციების სათანადო შესრულებაზე;
• გაყიდვების პროცესის ორგანიზებასა და კონტროლზე;
• კლიენტების მონაცემების სწორ აღრიცხვაზე;
• კლიენტებთან დროულ კომუნიკაციაზე;
• გაყიდვების ანგარიშგების სიზუსტეზე;
• კადრების ადმინისტრაციული მონაცემების სისწორეზე;
• კომპანიის დოკუმენტაციის დაცვაზე;
• კონფიდენციალური ინფორმაციის დაცვაზე;
• კომპანიის ქონებისა და საქმიანი რეპუტაციის დაცვაზე;
• ხელმძღვანელობისთვის რეალური და სრული ინფორმაციის მიწოდებაზე.

სამუშაოს შეფასების ძირითადი KPI

• გაყიდვები — 50%
• გაყიდვების გეგმის შესრულება;
• გაყიდული ბინების რაოდენობა;
• გაყიდვების თანხობრივი მოცულობა;
• ლიდებიდან გაყიდვამდე კონვერსია;
• აქტიური კლიენტების მართვა.
• კლიენტების მომსახურება — 20%
• ყველა ლიდზე დროული რეაგირება;
• შეხვედრებისა და დათვალიერებების ორგანიზება;
• განმეორებითი კომუნიკაცია;
• კლიენტების კმაყოფილება.
• HR — 15%
• ვაკანსიების დროული შევსება;
• კანდიდატების ხარისხიანი შერჩევა;
• თანამშრომელთა დოკუმენტაციის მოწესრიგება;
• ახალი თანამშრომლების ადაპტაცია.
• ადმინისტრირება — 15%
• ოფისის ორგანიზებულობა;
• დოკუმენტაციის წარმოება;
• ანგარიშგების დროულობა;
• ხელმძღვანელობის დავალებების შესრულება.

ყოველდღიური სამუშაო ჩეკ-ლისტი

• ოფის მენეჯერმა ყოველდღიურად უნდა შეამოწმოს:
• ყველა შემოსული კლიენტი დაფიქსირებულია
• ყველა ზარს/მოთხოვნას გაეცა პასუხი
• ყველა აქტიურ კლიენტთან განხორციელდა დაგეგმილი კონტაქტი
• ბინების სტატუსი განახლებულია
• ფასები/შეთავაზებები აქტუალურია
• დღევანდელი დათვალიერებები ორგანიზებულია
• გაყიდვების თანამშრომლების დავალებები შესრულებულია
• CRM/კლიენტთა ბაზა განახლებულია
• დღის შედეგები დაფიქსირებულია
• ხვალინდელი შეხვედრები დაგეგმილია

მთავარი პრინციპი
ამ პოზიციის თანამშრომელმა უნდა იმუშაოს შემდეგი პრინციპით:
„არც ერთი კლიენტი არ უნდა დაიკარგოს, არც ერთი მოთხოვნა არ უნდა დარჩეს უპასუხოდ და არც ერთი გაყიდვის შესაძლებლობა არ უნდა დარჩეს კონტროლის გარეშე.“